Die Formulare bieten eine Reihe von Standard-Feldern und -Funktionen, die immer gleich zu bedienen sind, auch wenn sie ggf. unterschiedliche inhaltliche Funktionen unterstützen.
Jedes Formular hat in der Regel am oberen Rand folgende Schaltflächen:
•OK: Schließt das Formular und speichert dabei alle vorgenommenen Änderungen.
•ÜBERNEHMEN: Speichert die vorgenommenen Änderungen, das Formular bleibt weiterhin offen.
•ABBRECHEN: Schließt das Formular, ohne dass es gespeichert wird. Falls nicht gespeicherte Änderungen vorhanden sind, fragt Sie das System, ob Sie das Formular ohne zu speichern verlassen möchten.
In manchen Fällen sind die Schaltflächen mit anderen Texten hinterlegt, um auf eine bestimmte Funktion hinzuweisen.
Die wichtigsten verfügbaren Feldtypen auf Formularen und deren Bedienung sind hier gelistet:
Eingabefelder (einzeilig)
Einzeilige Eingabefelder sind Felder, die Text oder Zahlen als Wert erwarten. Manchmal sind diese Eingaben auch mit einer Schaltfläche direkt daneben mit einer Aktion versehen.
Textfelder (groß, mit Texteditierung)
Dies sind klassische Beschreibungstextfelder zur Eingabe größerer, mehrzeiliger Texte. Durch die gängigen Formatierungsoptionen oberhalb kann der Text entsprechend nach der Eingabe markiert und bearbeitet werden. Durch das Betätigen des „Bild“-Symbols oder per „Copy & Paste“ aus der Zwischenablage können in den laufenden Text auch Bilddateien eingefügt werden.
In Verbindung mit der Kommentarfunktion auf manchen Formularen wird das Beschreibungstextfeld auch für die Erstellung eines neuen Kommentars verwendet. Der eingegebene Text wird dann nicht in diesem Feld, sondern in der Kommentarhistorie darunter gespeichert.
Datum- und Zeitfelder
Datum- und Zeitfelder dienen der Anzeige eines automatisch gesetzten Zeitwerts oder zur eigenen Eingabe. Dabei kann das Datum und optional die Zeit eingegeben werden. Die Zeit kann nach dem Datum (Format DD.MM.JJJJ) mit Leerzeichen im Format 00:00:00 oder über das Drop-down-Feld neben dem Feld direkt über dem Datum- bzw. Zeitpicker (im Drop-down-Menü) eingegeben werden.
Auswahlfelder (einfache Drop-down-Liste)
Auswahlfelder ermöglichen die Auswahl eines Wertes aus einer vordefinierten Liste. Manchmal kann der ausgewählte Wert mit einer Funktion (Schaltfläche direkt daneben) verwendet werden.
Auswahlfelder (Referenzfelder)
Wenn über eine Auswahl nicht nur aus einer vordefinierten, kleineren Liste, sondern aus einer kompletten Objektliste ausgewählt wird und diese Auswahl mit dem Formular verknüpft wird (einfache Verlinkung), werden Referenzfelder verwendet. Referenzfelder haben eine Auswahlliste mit den folgenden Funktionen (der betreffende Objekttyp wird in der Regel hier mit angegeben):
•Referenziertes Objekt öffnen: Wenn bereits ein Objekt verlinkt ist, können Sie dieses über diese Schaltfläche direkt öffnen.
•Referenz auf ein vorhandenes Objekt hinzufügen: Sie springen in die definierte Zielliste und können dort mittels Suchen- und Filtern-Option das gewünschte Objekt auswählen und mit Doppelklick eine Verlinkung herstellen.
•Referenz auf Objekt entfernen: Entfernt die Verlinkung auf ein bereits zuvor referenziertes Objekt.
Je nach Art des Felds wird die wahrscheinlichste Aktion immer sofort neben dem Feld angezeigt. Die Liste kann ggf. auch andere spezifische Aktionen enthalten.
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Hinweis: Referenzfelder lassen oft auch eine direkte Suche auf das jeweils wichtigste Feld im Referenzobjekt zu. Bei Referenzfeldern, die auf eine Person verlinken (Meldende Person/Betroffene Person), kann in das Feld direkt der Nachname bzw. der Anfang des Nachnamens getippt werden und nach dem Betätigen der Enter-Taste oder Tab-Taste wird bei Eindeutigkeit sofort das passende Objekt verlinkt. Wenn mehrere Treffer infrage kommen, werden in einem Drop-down-Menü alle passenden Vorschläge angezeigt. Bei anderen Referenzfeldern, z. B. „Kategorie“ wird nach dem Titel gesucht. |
Referenzliste
Ähnlich wie bei einem einfachen Auswahlfeld kann man bei einer Auswahlliste mehrere Objekte in dem aktuell geöffneten Objekt verlinken. Hierbei sind neben oder oberhalb der Liste ebenso die in dem Bezug verfügbaren Aktionen dargestellt. Das "+" Symbol ermöglicht das hinzufügen eines bestehenden Objektes (es öffnet sich zur Auswahl dann die entsprechende Objektliste). Das "Stern" Symbol erstellt ein neues Objekt und verknüpft es. Das "Minus" Symbol entfernt markierte Verlinkungen aus der Liste (löscht diese Objekte aber nicht). Je nach Liste werden weitere Schaltflächen angeboten, diese funktionieren meist nach Markierung eines oder mehrerer Einträge in der Liste und führen eine bestimmte darauf Funktion aus.
Anhänge
Die Funktion, mit der Sie Anhänge hochladen bzw. bestehende Anhänge öffnen, ist in jedem Formular gleich aufgebaut. Manchmal sind die Anhänge auf einer eigenen Formularsektion oder zusammen mit anderen Feldern angeordnet.
Über die Schaltfläche können Dateien per Drag/Drop hinzugefügt werden oder aus dem Explorer ausgewählt werden. Weiterhin kann ein lokaler Hyperlink hinzugefügt werden wenn eine Datei zu groß zum Hochladen ist. Es können auch in einem Zug mehrere Dateien ausgewählt und hochgeladen bzw. verlinkt werden.
Alle bestehenden Anhänge werden im Anhangsfeld gelistet dargestellt. Mit einem Klick auf den Eintrag öffnet sich der Anhang. Über die entsprechenden Schaltflächen lassen sich die Beschreibungstexte von markierten Anhängen ändern oder der Anhang löschen.
Alternativ zum Dialog für das Hochladen einer Datei können Sie auch mit Drag & Drop Dateien direkt über dem Anhangsfeld „fallen lassen“ und somit hochladen. In manchen Browsern lassen sich jedoch nicht alle Dateitypen mittels Drag & Drop hochladen.
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Hinweis: Es können unbegrenzt viele Anhänge, jedoch nur Dateien mit je maximal 10 MB hochgeladen werden. |
Pflichtfelder
Es gibt definierte prozessabhängige Pflichtfelder. Dabei kann das Pflichtfeld bereits befüllt sein oder es muss noch befüllt werden.
Pflichtfelder, die noch nicht gefüllt sind, werden mit fetter Schrift farblich markiert und je nach Feldtyp auch farblich umrandet. Falls Sie versuchen, das Formular zu speichern, ohne dass das Pflichtfeld gefüllt ist, weist das System unter Auflistung der noch zu füllenden Pflichtfelder auf die fehlenden Eingaben hin.
Zusätzlich wird beim Titel der Formularsektion bzw. Formulartab angezeigt, ob sich in dieser Sektion ein Pflichtfeld (nicht befüllt) befindet.
Je nach hinterlegten Regeln besteht bei manchen Feldern und Funktionen nur Lesezugriff, sie können also nicht geändert werden. In diesem Fall sind die angezeigten Inhalte der Felder und Feldfunktionen leicht hellgrau hinterlegt.