Dieser Bereich ist für die zentrale Verwaltung der Personen und Benutzer im System. Die Anlage von Personen und Benutzern ist grundlegend für die Benutzung des Systems.
Definition Personen:
Personen sind die Melder oder Betroffene von Tickets, also die Kunden. Jede Person muss mindestens einer Organisationseinheit angehören. Personen können optional kostenfreien Zugriff auf das Self-Service Portal erhalten.
Definition Benutzer:
Benutzer sind die kostenpflichtigen Anwender des Systems und erhalten über die Gruppenzuordnung die verfügbaren Systemberechtigungen, um z.B. als Agents Tickets zu bearbeiten, als Manager oder Administrator etc.das System zu bedienen.
Benutzer können auch Ticket-Melder oder betroffene Personen sein und ebenfalls optional Zugriff auf das Self-Service Portal erhalten.
Benutzer müssen immer zunächst als Person angelegt werden, um daraus dann als Benutzer angelegt zu werden.
Funktionen in der Administrationskachel
Allgemein
In der Administrationskachel sind auf erster Ebene die Listen der Personen und Benutzer sichtbar. Diejenigen, die im Zustand Aktiv sind, werden grün, diejenigen die zusätzlich als "VIP" gekennzeichnet sind rot dargestellt.
Inaktive Benutzer oder Personen werden durchgestrichen dargstellt, bleiben aber in der Liste aus Dokumentationsgründen weiterhin vorhanden.
Da die Liste der Personen ggf. sehr lang sein kann, gibt es hierfür noch eine Suchoption, um per Volltext nach den dargetsellten Inhalten (Vorname, Nachname, Email-Adresse, Interne Nummer, Organisationseinheiten) suchen zu können. Mit der Funktion "SUCHE ZURÜCKSETZEN" wird das angezeigte Ergebnis auf die Gesamtliste zurückgesetzt. Die Benutzerliste beinhaltet in der Regel nur wenige Einträge und wird daher nicht mit durchsucht.
Für gewisse Massenaktionen, wie z.B. Passwörter für Personen bzw. Benutzer zu generieren oder Benutzer aus angelegten Personen zu generieren, sind rechts neben den Listen entsprechende Schaltflächen angeboten.
Als identifizierender Schlüssel für Benutzer und Personen dient die Emailadresse.
Personenformular
Das Personenformular enthält alle Informationen, Funktionen und Zuordnungen für eine Person.
•Kopfbereich: Alle Felder, um die allgemeinen Persoenndaten anzuzeigenzu erfassen sowie eine zusammenfassende Darstellung der Personen Informationen als "Visitenkarte". Der Zustand (Aktiv und Inaktiv) steuert, ob die Person aktiv im System genutzt werden kann. Das Setzen des "Inaktiv" Zustands verhindert auch sofort den Zugriff auf das Self-Service Portal
•Organisation: Zuordnung der Organisationseinheit der Person (Pflichtfeld), falls diese ein untergeordnete Organisationseinheit ist, wird zusätzlich die abweichend oberste Organisationseinheit dargestellt. Hauptstandort (Pflichtfeld), Kostenstelle (Optional informatorisch, wird aktuell noch in keinem Prozess direkt verwendet) sowie Vorgesetzter bzw. direkt unterstellten Mitarbeiter (Wichtig bei hierarchischen Eskalationen und Genehmigungsmodellen).
•Details: Optionale weitere Felder für interne Nummer (z.B. spezielle Personalnummer); Funktion (Funktion in der Organisation); Interne Information (Beschreibung wichtiger aktueller Infos zur Person, wie z.B. Homeoffice arbeiter, Außendienst etc. Diese werden auch im Ticket angezeigt); Budget-Limit (wichtig falls die Person Genehmiger ist und Budget-Grenzen hierfür hat, Bild (Optionales Hochladen eines Bildes zur Person, damit diese auf dem Ticket dargstellt wird. Aktuell ist es nur möglich hier manuell Bilder hochzuladen.). Option "Genehmigung nie erforderlich", falls diese spezielle Person bei keinem Ticket eine Genehmigung benötigt (z.B. der Geschäftsführer, der keinen Vorgesetzten für Ticketgenehmigungen hat bzw. benötigt)
•Login-Daten:
Die Sektion der Login Daten steuert die Zugriffsrechte einer Person auf das Self-Service Portal, sowie die Authentifizierungsoptionen.
Einer aktiven Person kann optional der Zugang in das Self-Service Portal erteilt werden, hierzu muss zusätzlich ein Passwort vergeben werden (Benutzername ist Standardmäßig die Emailadresse, kann aber verändert werden). Die Passwörter werden nach der Generierung verschlüsselt im System abgelegt. Das Passwort kann manuell eingtragen werden oder durch die Schaltfläche "PASSWORT GENERIEREN" automatisch ein Zufallspasswort erzeugt werden. Mit Betätigung der Schaltfläche wird die Person per Email über das neue oder geänderte Passwort informiert.
Über die Auswahl der Authentifizierungsmethode kann festgelegt werden, ob sich die Person nur über das individuelle Passwort oder auch ohne Passwort bei eingerichteter Single-Sign-On Authentifizierung gegen das Active Directory anmelden kann. Dies muss zusätzlich in dem Admin-Bereich für die AD Authentifizierung eingestellt werden. Weiterhin muss in dem Fall die Windowsdomäne angegeben werden.
Weiterhin besteht die Möglichkeit eine Person in einen Benutzer umzuwandeln. Ein Benutzer kann ausschließlich über diesen Weg angelegt werden. Bitte beachten: Ein Benutzer kann nicht wieder automatisch als Person angelegt werden, sondern muss in dem Fall als Benutzer deaktiviert und als Person neu angelegt werden.
•Standorte: Es ist möglich, dass eine Person mehrere Standorte zugewiesen bekommt (mehrere Arbeitsplätze) die Liste dient der Information, falls ein bestimmter Standort für den Service wichtig ist. Generell wird bei der Person der definierte Hauptstandort verwendet
•Zugehörige Kostenstellen: Einer Person können mehrere Kostenstellen zugeordnet sein und optional eine Hauptkostenstelle. Kostenstellen werden aktuell in keinem Prozess aktiv verwendet und habe daher nur informatorischen Charakter.
•E-Mail: Alle Emails die im Rahmen der Ticketbearbeitung oder in anderen Prozessen aus dem System an die Person gesendet wurden, werden in dieser Liste archiviert
•Assets: zeigt die Liste der Assets, die inder Asset-DB dieser Person zugeordnet sind
•Besondere Berechtigungen: Standardmäßig darf die Person im Self-Service Portal nur die eigenen Assets sehen und auswählen sowie nur für sich selbst oder für eine andere betroffene Person aus der eigenen Orgnaisation Tickets erfassen. Der Sinn ist, dass Personen im Self-Service Portal keine Informationen zu anderen Personen sehen sollen. Falls es sich nun aber um Personen handelt, die spezielle Fuktionen haben (z.B. IT Koordinatoren / Key-User oder Vertriebsmitarbeiter, Techniker), die auch darüber hinaus andere Assets sehen dürfen oder auch für andere Personen außerhalb der eigenen Organisation Tickets erstellen können sollen, sind diese zusätzlichen Berechtigungen notwendig.
Benutzerformular
Das Formular für den Benutzer entspricht im Aufbau und Funktion einer Person, mit folgenden zusätzlichen Funktionen:
In der Sektion "Enthalten in Gruppen" kann ein Benutzer beliebigen bestehenden Benutzergruppen/ Teams zugeordnet werden. In der Benutzergruppe sind die grundsätzlichen Berechtigungen geregelt. Die Berechtigungen ergeben sich kumulativ, d.h. der Benutzer erhält die Summe aller Berechtigungen aus den einzelnen Benutzergruppen. Für das schnelle Hinzufügen der wichtigen Berechtigungen für den Beutzer kann über die Schaltfläche "Gruppen eines Benutzers übernehmen" alle Gruppen eines anderen Benutzers kopiert werden. Dies hilft dabei, wenn ein weiterer Kollege hinzukommt, mit den gleichen Aufgaben wie ein bestehender Kollege.
