Wichtige Hinweise und Änderungen:
Änderungen an Import Vorlagen
Systemadministration > Schnittstellen > Import
Die Vorlagen der Importdateien für Standorte, Personen und Org.-Einheiten wurden verändert. Die Templates müssen neu heruntergeladen werden und für neue Importe ab dem Release verwendet werden. Die bisherigen Vorlagen funktionieren nicht mehr. Siehe auch Detailerläuterungen Änderungen „Stammdatenverwaltung“
Änderung des Timers für den automatischen Log-Out
Auf vielfachen Kundenwunsch wurde der Timer für den automatischen Log-Out von bislang 30 Minuten auf 4 Stunden heraufgesetzt. Der automatische Log-Out dient dazu aus Sicherheitsgründen die Benutzer-Session bei Inaktivität automatisch zu beenden. Der Refresh des Timers erfolgt bei jeder Aktion im System inkl. Navigation oder schlichtes markieren von Objekten in Listen.
Wichtige Hinweise in diesem Zusammenhang:
•Wird der Browser oder das Browser Tab ohne Abmeldung von dem System geschlossen, bleibt die Session noch ca. 2 Minuten offen bevor man sich mit dem selben Benutzer wieder einloggen kann. Nach 2 Minuten prüft der Server ob das Browser Tab noch aktiv ist und schließt automatisch die Session.
• Je nach Browser und Sicherheits-Einstellungen im Browser kann ein Auto Log Out auch vor dem Erreichen des Timer-Endes vorkommen. Dies passiert vor allem, wenn das Browserfenster oder Browser Tab längere Zeit minimiert oder verdeckt ist. In dem Fall deaktivieren Browser diese Tabs vollständig und unser Server kann nicht mehr erkennen, ob die Browserseite noch aktiv ist und schließt nach 2 Minuten die Session nach dem obigen Verfahren. Das können wir systemseitig nicht beeinflussen.
•Falls sich ein Benutzer dennoch nach den 2 Minuten nicht mehr einloggen kann (sehr seltener Fall), kann der Admin über Systemadministration > Lizenzadministration jede einzelne Session auch manuell beenden
Stammdatenverwaltung
Stammdaten: vereinfachtes Konzept zur Pflege der Stammdaten, inkl. Löschung
Einige der Prüf-Regeln für Stammdaten-Beziehungen wurden entfernt, um bei fehlerhaftem Import/ Anlage selbst Einträge zu Korrekturzwecken löschen zu können sowie eine höhere Flexibilität bei der Zuweisung von Relationen zwischen Stammdaten-Objekten zu ermöglichen und die Komplexität der Importe generell zu reduzieren.
•Standorte und Org.-Einheiten:
Die Datenkonsistenzprüfung zwischen Standorten und Org.-Einheiten wurden gelockert. Es ist nicht mehr notwendig, dass Standorte auch in der gleichen obersten Org.-Einheit vorhanden sein müssen, wie die Org.-Einheit, der die Standorte zugewiesen werden sollen. Damit können Standorte auch unabhängig verknüpft werden. Das Feld „Oberste Org.-Einheit“ bei den Standorten entfällt damit.
Bei dem Import-Template für Standorte wurden weitere optionale Felder hinzugefügt („ZIP_Code“, „Street_Name“, „Street_Number“, „Fax“, „Phone“, „Mail“).
Vorteil: Personen können damit auch anderen Standorten zugewiesen werden als denen, die sich in ihrer Org.-Einheit befinden. Aus dem Import-Template wurde damit das Feld „MainLocation_Customer-Nr“ entfernt.
•Kostenstellen:
Die Datenkonsistenz wird beibehalten.
Achtung: Die Importdateien für Standorte, Personen und Org.-Einheiten wurden verändert. Die Templates müssen neu heruntergeladen werden (siehe wichtige Hinweise)
Systemadministration > Schnittstellen > Import
Bei diesen Stammdatenobjekten ist nun das Löschen von Objekten unter folgenden Bedingungen möglich:
•Org.-Einheiten: Können nur gelöscht werden, wenn keine Referenz auf ein Ticket vorhanden ist und alle Stammdatenreferenzen entfernt wurden (Standorte, Personen, Benutzer, Teil-Org.-Einheiten, Preise).
•Standorte: Wenn keine Ticketreferenz vorhanden ist
•Kostenstellen: Wenn keine Ticketreferenz vorhanden ist
•Kategorien: Wenn keine Ticketreferenz vorhanden ist
Sollte ein Löschversuch nicht durchführbar sein, erscheint eine Nachricht, welche alle Referenzen beinhaltet, die gegebenenfalls händisch entfernt werden müssen, bevor der Löschvorgang erneut gestartet werden kann.
Personen und Benutzer sowie Benutzergruppen: Sind weiterhin generell nicht löschbar (Steuerung über Zustandswechsel Aktiv/Inaktiv bzw. die neue Funktion „Deaktivieren und ausblenden“).
Bei gewissen manuellen Löschaktionen erscheint nach "Speichern & Schließen" eine Fehlermeldung mit dem Inhalt "Objekt nicht gefunden". Der Tab kann dennoch mittels des "X" geschlossen werden. Im Hintergrund wurde die betroffene Löschung bereits durchgeführt aber der geöffnete Tab konnte nicht aktualisiert werden. Beim nächsten Öffnen des Formulars kommt diese Hinweis nicht mehr.
Personen & Benutzer: inaktive Personen und Benutzer ausblenden
Personen oder auch Benutzer können optional ausgeblendet werden, wenn sie inaktiv sind bzw. werden mit dem ausblenden gleichzeitig auf „inaktiv“ gesetzt. Dies dient der Übersichtlichkeit, wenn viele inaktive Personen und Benutzer existieren.
Ticketing:
Fragebögen erhalten die Antwort-Option für Mehrfachselektion
Systemadministration > Ticketing > Fragebögen
Für Fragebögen ist eine neue Antwort-Option „Liste (Mehrfach-Auswahl)“ verfügbar. Diese ermöglicht es, für einzelne Fragen beliebig lange Listen für Antwortoptionen zu hinterlegen, die optional alle gleichzeitig als Antwort übernommen werden können. Die bisherige Option „Dropdown (Einfachauswahl)“ bleibt weiterhin erhalten. Jede Antwortoption kann mit einem Aufgabenworkflow verknüpft werden, um bei ausgewählter Antwort automatisch Aufgaben im Ticket zu erzeugen. Im Gegensatz zu der Einfachauswahl über die Dropdown-Antworten kann es für die Mehrfachauswahl-Frage nur genau eine Nachfolger-Frage geben.
Benutzer mit der Berechtigungs-Gruppe „Ticket-Bearbeiter“ können nun ebenfalls Tickets im Zustand „Erledigung“ wieder in den Zustand „Bearbeitung“ zurücksetzen.
Vorher war dies nur der Berechtigungsgruppe „Ticket Manager“ vorbehalten. Nun kann jeder Ticketbearbeiter der für ein Ticket verantwortlich sein kann den Zustand entsprechend setzen.
Ticket Abweisen Funktion auch für Tickets ohne Ticket-Typ
Wenn die Email-Regeln so eingestellt sind, dass automatisch Tickets erzeugt werden, die noch keinen Ticket-Typ zugwiesen wurden (Aus E-Mail Regeln ohne Ticketvorlage bzw. ohne Ticket-Typ in der Vorlage), ist es nun direkt über einen Button möglich diese auf dem angezeigten Erfassungs-Formular abzuweisen. Damit können Irrläufer/ Spam Tickets direkt mit einem Klick in das Archiv verschoben werden, ohne sie zunächst fertig anlegen zu müssen.
bMS Info Button an weiteren Stellen eingeblendet und erweitert
Der Button, der direkt Attribute zu einem bMS Endpunkt anzeigt, wird nun auch auf dem Ticket-Erfassungsformular und Ticketformular an jeder Liste zu „betroffene Assets“ mit angezeigt. Werden nicht-bMS Endpunkte ausgewählt zeigt die Infoseite eine Zusammenfassung der wichtigsten Attribute aus dem bTS Asset.
Erweiterungen Ticketvorlagen
Systemadministration > Ticketing > Ticketvorlagen
•Standardverantwortliche für Tickets ohne Typ: Ticketvorlagen können zur Verwendung im Self-Service Portal ohne Ticket-Typ angelegt werden. Hierzu kann nun auch eine explizite Standardverantwortliche Gruppe gesetzt werden, die diese Tickets ohne Typisierung zugeordnet bekommt. Wenn ein Standardverantwortlicher ohne Ticket-Typ gesetzt ist, können andere Optionen der Ticketvorlage nicht verwendet werden, da diese immer Ticket-Typ spezifisch sind.
•Erweiterung Sichtbarkeitsregeln für Ticketvorlagen: Die Sichtbarkeit von Ticketvorlagen im Self-Service Portal wird um Filter auf ein „Team“ ergänzt. Bislang konnte die Sichtbarkeit nur auf ganze Org.-Einheiten eingeschränkt werden, nun auch beliebig zusammenstellbare Teams. Beide Filter ergänzen sich entsprechend, d.h. wenn beide Felder gefüllt sind, sieht ein User die Vorlage, wenn dieser entweder in dem Team oder in der Org.-Einheit enthalten ist.
Letzter Bearbeiter des Tickets
Im Ticket wird der jeweils letzte Bearbeiter des Tickets nicht nur in der Tickethistorie, sondern auch in der 1. Übersichtskachel im Ticket-Kopfbereich sowie in der Sektion „Details“ angezeigt. Dies ermöglicht es schnell zu erkennen, wer zuletzt an dem Ticket gearbeitet hat, falls das Ticket nur einer verantwortlichen Gruppe und nicht einem Einzelverantwortlichen zugeordnet ist.
Weiterhin wurde der „letzte Bearbeiter“ auch als neue Platzhalter-Option in Nachrichtenvorlagen ergänzt.
Nachrichten
Systemadministration > Email > Nachrichtenvorlagen und Textbausteine
Ticketlink für Ticket Bearbeiter in Nachrichtenvorlagen
Jede Nachrichtenvorlage für Tickets, die nicht ausschließlich an die betroffene bzw. meldende Person bzw. andere externe Personen geht, erhält einen optional aktivierbaren Link auf das Ticket.
Mit dem Link öffnet sich das entsprechende Ticket für Ticket Bearbeiter direkt nach bestehender oder erfolgter Anmeldung am System.
Der Link ist zunächst standardmäßig deaktiviert, da man diesen auch in individuellen Nachrichtenvorlagen verwenden kann, die ggf. auch Personen als Empfänger haben.
Bitte achten Sie ggf. darauf, den Link nur in Nachrichtenvorlagen zu aktivieren, deren definierte Empfänger diesen auch nutzen können.
Neue Nachrichtenvorlage für Tickets ohne Typ
Wenn ein neues Ticket ohne Typ angelegt wurde (z.B. aus dem Self-Service Portal oder einer Email Regel) kann hiermit eine automatische Emailbenachrichtigung an die Ticketverantwortlichen versendet werden
Neue Nachrichtenvorlagen für Aufgaben
Bei Anlegen und Zuweisen von Aufgaben kann der Verantwortliche eine E-Mail zu der Aufgabe erhalten.
Die Nachricht wird nur im Zustand "Geplant" oder "In Bearbeitung" versendet.
Der Versand erfolgt jeweils nur einmalig, wenn die Aufgabe initial in einen dieser Zustände gesetzt wird oder wenn sich die Verantwortlichkeit ändert.
Cockpits
Globale Suche
Die Globale Suche ist nun für alle Berechtigungsgruppen sichtbar. Bislang war diese nur für Administratoren und Ticket Manager sichtbar.
Self-Service Portal
Optionales Anzeigen der verantwortlichen Gruppe bzw. Verantwortlicher Bearbeiter eines Tickets im Self-Service Portal.
Systemadministration > Ticketing > Ticket Formular
Der Self-Service Nutzer kann sehen, welcher Kollege dem Ticket zugeordnet ist (bzw. welche Gruppe falls kein Benutzer persönlich eingetragen ist). Nachdem dies je nach Organisation nach außen sichtbarsein soll oder nicht sichtbar sein soll, kann dies je Ticket-Typ ein. Bzw. ausgeblendet werden. Die Standard Einstellung ist „nicht eingeblendet“.
Mit dem Button "TICKET ERSTELLEN" können nun auch Tickets ohne Typ angelegt werden
Systemadministration > Allgemein > Self Service Portal
Im Header Bereich des Self Service Portals kann der Button "TICKET ERSTELLEN" bereits seit einigen Versionen mit einer individuell definierten Ticketvorlage hinterlegt werden. Lässt man dieses Feld leer wird nun über den Button ein Ticket "ohne Typ" (Ticket-Typ = NULL) angelegt, um diese zunächst unbekannte Anfrage später bei der Ticketbearbeitung zu typisieren. Über die entsprechende neue Nachrichtenvorlage werden alle Ticketbearbeiter über die Erstellung eines Tickets unbekannten Typs informiert. Bisher wurde, wenn keine Vorlage hinterlegt wurde, automatisch ein Ticket vom Typ "Incident" angelegt.
Wichtiger Hinweis: Falls Sie hier bisher keine Vorlage definiert hatten UND auch wollen, dass über den Button immer ein Incident angelegt wird, müssen Sie nun eine entsprechende Vorlage mit diesem Ticket-Typ hinterlegen.
Die Vorschauliste in der Kachel für Aktuelles, Ankündigungen und Wissensdatenbank ermöglicht es jetzt auch mit dem Klick auf den Titel die gesamte Liste zu öffnen
Bisher konnte nur über die „…“ Zeile die dahinter liegender Liste geöffnet werden, die gleiche Funktion ist nun auch auf dem Titel der Liste
Asset Management
Reservierungen:
Für Reservierungen kann mittels zwei neuer Checkboxen sowohl die Ausgabe als auch die Rückgabe des Assets dokumentiert werden. Bei Aktivieren der jeweiligen Checkbox wird automatisch der Zeitpunkt und der aktuelle Benutzer erfasst. Diese Dokumentation kann jeder auf dem Reservierungsobjekt vornehmen.
bMS Schnittstelle
Erweiterung bMS Import
Im Import aus bMS kann nun zwischen Namen und Host Namen unterschieden werden. Wenn in bMS Endpunkt Name und Host Name unterschiedlich gepflegt werden, werden nun beide als eigenständiges Feld im Asset angezeigt und entsprechend als Spalte in der Übersicht und für Suchen verwendet werden.
Synch der bMS Endpunkt Zustandsinformationen und der Zustände im bTS Asset überarbeitet
•Bei Neuanlage eines bTS Assets aus einem bMS Endpunkt wird sofort der Zustand „Aktiv“ gesetzt
•Nur wenn der Endpunkt in bMS nicht mehr existiert, wird dieser in bTS auf „inaktiv“ gesetzt, ansonsten bleibt der Status in bTS unverändert