Genehmigungen dienen dazu, für Tickets verbindliche Freigaben festzulegen und deren Ablauf zu steuern. Sie werden verwendet, wenn ein Ticket vor der eigentlichen Bearbeitung zunächst geprüft und freigegeben werden muss. Dadurch lassen sich Freigabeprozesse strukturiert abbilden und Entscheidungen gezielt durch definierte Genehmiger absichern.
Die Übersicht im Bereich „Genehmigungen“ zeigt alle vorhandenen Genehmigungsmodelle. Sie dient dazu, Genehmigungsregeln zentral zu verwalten und schnell nachzuvollziehen, für welchen Prozess ein Modell gilt, unter welchen Bedingungen es verwendet wird und in welcher Reihenfolge es berücksichtigt wird.
In der Liste können verschiedene Genehmigungsmodelle miteinander verglichen werden, beispielsweise hinsichtlich Prozess, Kriterium oder Genehmigungsart. Dadurch eignet sich die Ansicht insbesondere dazu, bestehende Modelle zu prüfen und nachvollziehen zu können, welches Modell in welchem fachlichen Fall verwendet wird. Zusätzlich lässt sich direkt erkennen, ob ein Modell aktiv ist und damit im laufenden Betrieb verwendet werden kann.
Genehmigungen werden vor dem Übergang eines Tickets in den Zustand „Bearbeitung“ durchgeführt. Für jeden Ticket-Typ können ein oder mehrere Genehmigungsmodelle definiert werden. Zusätzlich kann über Kriterien gesteuert werden, wann ein bestimmtes Modell angewendet wird. Treffen mehrere Modelle gleichzeitig zu, wird das Modell mit der niedrigsten Rangfolge verwendet.
Innerhalb eines Genehmigungsmodells kann festgelegt werden, ob eine einzelne Zustimmung ausreicht, eine Mehrheit erforderlich ist oder alle beteiligten Genehmiger zustimmen müssen. Unterstützt werden einfache Genehmigungen, Mehrheitsgenehmigungen sowie Genehmigungen mit Zustimmung aller Beteiligten.
Zusätzlich können mehrstufige Genehmigungen eingerichtet werden. Dabei werden mehrere Genehmigungsschritte nacheinander ausgeführt. Erst nachdem eine Stufe genehmigt wurde, wird die nächste Stufe gestartet. Nach Abschluss der letzten Stufe wird der normale Bearbeitungsablauf fortgesetzt.
Im geöffneten Objekt bearbeiten Sie die Einstellungen eines einzelnen Genehmigungsmodells. Hier legen Sie fest, wie das Modell heißt, für welchen Prozess es gilt, nach welchem Kriterium es ausgewählt wird und in welcher Rangfolge es berücksichtigt wird. Darüber hinaus definieren Sie, welche Personen oder Empfänger als Genehmiger verwendet werden.
Falls mehrere Genehmigungsebenen erforderlich sind, können diese im Bereich „Mehrstufige Genehmigung“ miteinander verknüpft werden. Zusätzlich können für ein Genehmigungsmodell individuelle Nachrichtenvorlagen hinterlegt werden. Diese Vorlagen sind optional und betreffen Benachrichtigungen über neue, erteilte oder verweigerte Genehmigungen. Wenn keine individuellen Vorlagen definiert sind, verwendet das System die Standard-Nachrichtenvorlagen für Genehmigungen.
Die Detailansicht dient damit als zentrale Stelle zur vollständigen Konfiguration eines Genehmigungsmodells und der gewünschten Freigabelogik.
Folgende Felder und Funktionen stehen je Genehmigungsmodell zur Verfügung:
•Titel: Hier legen Sie die Bezeichnung des Genehmigungsmodells fest. Der Titel dient dazu, das Modell in der Übersicht eindeutig zu erkennen.
•Prozess: Dieses Feld zeigt, für welchen Ticketprozess das Genehmigungsmodell verwendet wird, zum Beispiel Change, Incident oder Service Request.
•Typ: Hier legen Sie fest, nach welcher Logik die Genehmigung erfolgt, zum Beispiel als Mehrheitsentscheidung, durch eine einzelne Zustimmung oder durch die Zustimmung aller Genehmiger. Damit bestimmen Sie, ob eine einzelne Zustimmung genügt, eine Mehrheit erforderlich ist oder alle Genehmiger zustimmen müssen.
•Rangfolge: Bestimmt die Reihenfolge, in der das Modell berücksichtigt wird. Wenn mehrere Genehmigungsmodelle auf ein Ticket zutreffen, wird laut Vorgabebeschreibung das Modell mit der niedrigsten Rangfolge verwendet.
•Aktiv: Legt fest, ob das Genehmigungsmodell aktiv ist und damit verwendet werden kann.
•Kriterium: Über dieses Feld legen Sie fest, unter welcher Bedingung das Genehmigungsmodell angewendet wird. Als Kriterien stehen unter anderem Immer, Kategorie, Org.-Einheit, Priorität, RFC-Typ, Risiko, Ticketvorlage, Asset Typ, Genehmigungspflichtiger Job und Geschätzter Aufwand zur Verfügung.
•Genehmiger: In diesem Bereich legen Sie fest, welche Empfänger oder Rollen in den Genehmigungsprozess einbezogen werden.
•An Betroffene Person: Bezieht die betroffene Person als Genehmiger ein.
•An Meldende Person: Bezieht die meldende Person als Genehmiger ein.
•An Verantwortlich: Bezieht den Verantwortlichen als Genehmiger ein.
•An Asset Verantwortliche: Bezieht Asset-Verantwortliche in die Genehmigung ein.
•An Vorgesetzten Betroffener: Bezieht den Vorgesetzten der betroffenen Person ein.
•An Vorgesetzten Meldender: Bezieht den Vorgesetzten der meldenden Person ein.
•An Vorgesetzten Verantwortlich: Bezieht den Vorgesetzten des Verantwortlichen ein.
•An Kostenstellenverantwortlichen: Bezieht den zuständigen Kostenstellenverantwortlichen in die Genehmigung ein.
•An sonstige Empfänger: In dieser Liste können zusätzliche Empfänger hinterlegt werden, die nicht über die vorherigen Auswahlmöglichkeiten abgedeckt sind. Die Liste zeigt die eingetragenen Empfänger mit Informationen wie Ordner, Nummer, Titel, Priorität, Zustand und Verantwortlich. Dadurch können die hinterlegten Empfänger direkt nachvollzogen werden.
•Mehrstufige Genehmigung: In diesem Bereich verknüpfen Sie Genehmigungsschritte miteinander, wenn Genehmigungen nacheinander erfolgen sollen. Mehrstufige Genehmigungen lösen laut Dokumentation die nächste Stufe erst aus, nachdem die vorherige genehmigt wurde.
•Vorheriger Genehmigungsschritt: Hier kann ein vorhergehender Schritt referenziert werden, wenn das geöffnete Modell in eine bestehende Genehmigungsfolge eingebunden ist.
•Nächster Genehmigungsschritt: Hier kann ein nachfolgender Genehmigungsschritt hinterlegt werden, der nach erfolgreicher Freigabe dieses Modells verwendet wird.
•Individuelle Nachrichtenvorlagen (optional): In diesem Bereich können eigene Nachrichtenvorlagen für das Genehmigungsmodell hinterlegt werden. Laut eingeblendeter Beschreibung werden bei fehlender Definition die Standard-Nachrichtenvorlagen für Genehmigungen verwendet.
•Nachrichtenvorlage für neue Genehmigung (de): Hier hinterlegen Sie eine deutschsprachige Vorlage für die Benachrichtigung über eine neue Genehmigung.
•Nachrichtenvorlage für neue Genehmigung (en): Hier hinterlegen Sie eine englischsprachige Vorlage für die Benachrichtigung über eine neue Genehmigung.
•Nachrichtenvorlage für erteilte Genehmigung (de): Hier hinterlegen Sie eine deutschsprachige Vorlage für die Benachrichtigung über eine erteilte Genehmigung.
•Nachrichtenvorlage für erteilte Genehmigung (en): Hier hinterlegen Sie eine englischsprachige Vorlage für die Benachrichtigung über eine erteilte Genehmigung.
•Nachrichtenvorlage für verweigerte Genehmigung (de): Hier hinterlegen Sie eine deutschsprachige Vorlage für die Benachrichtigung über eine verweigerte Genehmigung.
•Nachrichtenvorlage für verweigerte Genehmigung (en): Hier hinterlegen Sie eine englischsprachige Vorlage für die Benachrichtigung über eine verweigerte Genehmigung.
