Individuelle Felder dienen dazu, Tickets um zusätzliche, frei definierbare Angaben zu ergänzen. Damit können Informationen erfasst werden, die über die standardmäßig vorhandenen Ticketfelder hinausgehen und für bestimmte Prozesse, Anforderungen oder Ticketarten benötigt werden.
Nach der Aktivierung können individuelle Felder abhängig von der Konfiguration in den jeweiligen Ticketprozessen verwendet werden. Zusätzlich kann festgelegt werden, für welche Prozesse ein Feld sichtbar ist, in welchen Prozessen es als Pflichtfeld gilt und ab welchem Status eine Pflichtangabe erforderlich wird. Außerdem kann gesteuert werden, ob ein individuelles Feld auch im Self Service Portal angezeigt wird.
Für die Erfassung unterschiedlicher Informationsarten stehen verschiedene Feldtypen zur Verfügung. Unterstützt werden Textfelder für kurze Eingaben, Checkboxen für Ja-/Nein-Angaben, Zahlenfelder für numerische Werte, Datumsfelder für Termin- oder Datumsangaben, Auswahllisten für vordefinierte Werte sowie formatierbare Textfelder für mehrzeilige Inhalte. Dadurch lassen sich zusätzliche Ticketinformationen strukturiert und nachvollziehbar erfassen.
Pro Feldtyp steht eine festgelegte Anzahl individueller Felder zur Verfügung. Änderungen an Feldnamen werden nicht sofort wirksam, sondern nach einer kurzen zeitlichen Verzögerung übernommen.
Die Übersicht dient als zentraler Konfigurationsbereich für alle individuellen Felder. Im oberen Bereich wechseln Sie über Registerkarten zwischen den verschiedenen Feldtypen. Dadurch können die einzelnen Feldarten getrennt verwaltet werden.
Innerhalb der ausgewählten Registerkarte werden die verfügbaren Feldeinträge angezeigt. Jeder Eintrag steht für ein eigenes individuelles Feld des jeweiligen Typs, beispielsweise für ein Textfeld, eine Checkbox, ein Zahlenfeld, ein Datumsfeld, ein Auswahllistenfeld oder ein formatierbares Textfeld.
In einem Feldeintrag pflegen Sie die Eigenschaften des jeweiligen individuellen Feldes. Dazu gehören die Bezeichnung, der Aktivstatus, die Anzeige im Self Service Portal sowie die Zuordnung zu Prozessen. Zusätzlich können Sie festlegen, ob ein Feld in bestimmten Prozessen als Pflichtfeld verwendet wird und ab welchem Status die Pflichtangabe greifen soll.
Je nach Feldtyp stehen weitere Einstellungen zur Verfügung. Bei Auswahllistenfeldern betrifft dies insbesondere die Werte, die später im Ticket zur Auswahl angeboten werden.
Der Bereich dient damit als zentrale Stelle, um zusätzliche Ticketfelder nach Feldtyp anzulegen, zu konfigurieren, Prozessen zuzuordnen und für die Verwendung im Ticket oder im Self Service Portal bereitzustellen.
Folgende Registerkarten stehen zur Verfügung:
Text (einzeilig): Über diese Registerkarte verwalten Sie individuelle Textfelder für kurze freie Eingaben.
Checkbox: Über diese Registerkarte verwalten Sie individuelle Felder für einfache Ja-/Nein-Angaben.
Zahl: Über diese Registerkarte verwalten Sie individuelle Zahlenfelder zur Erfassung numerischer Werte.
Datum: Über diese Registerkarte verwalten Sie individuelle Datumsfelder.
Auswahlliste: Über diese Registerkarte verwalten Sie individuelle Auswahlfelder mit vordefinierten Werten. Innerhalb der Auswahllistenfelder können zusätzlich die verfügbaren Dropdown-Werte gepflegt werden.
Formatierbarer Text (mehrzeilig): Über diese Registerkarte verwalten Sie individuelle mehrzeilige Textfelder mit Formatierungsmöglichkeiten.
Folgende Felder und Funktionen stehen je Feldeintrag zur Verfügung:
•Bezeichnung des individuellen Feldes: Hier bearbeiten Sie den Namen des jeweiligen individuellen Feldes. Je nach Registerkarte handelt es sich dabei zum Beispiel um die Bezeichnung eines Textfeldes, einer Checkbox, eines Zahlenfeldes, eines Datumsfeldes, eines Auswahllistenfeldes oder eines formatierbaren Textfeldes. Diese Bezeichnung wird später im Ticket verwendet.
•Aktiv: Legt fest, ob das jeweilige individuelle Feld verwendet wird. Nur aktivierte Felder können anschließend abhängig von der weiteren Konfiguration zur Verfügung stehen.
•Pflichtfeld ab: Legt fest, ab welchem Status das Feld als Pflichtfeld gelten soll, sofern es für mindestens einen Prozess als Pflichtfeld definiert wurde.
•Im SSP anzeigen: Legt fest, ob das individuelle Feld im Self Service Portal angezeigt wird. Dadurch kann gesteuert werden, ob das Feld auch bei der Ticketerfassung oder Anzeige im Portal berücksichtigt wird.
•Sichtbar für folgende Prozesse: In diesem Bereich legen Sie fest, in welchen Prozessen das Feld angezeigt wird. So kann ein individuelles Feld gezielt nur dort eingeblendet werden, wo es fachlich benötigt wird.
•Pflichtfeld für folgende Prozesse: In diesem Bereich legen Sie fest, in welchen Prozessen das Feld verpflichtend ausgefüllt werden muss. Die Pflichtfeldlogik wird zusammen mit der Einstellung Pflichtfeld ab verwendet.
•Dropdown-Werte: Dieses Feld steht bei Auswahllistenfeldern zur Verfügung. Hier verwalten Sie die Werte, die später im Auswahlfeld angeboten werden.
•Titel: Zeigt die Bezeichnung eines Eintrags, zum Beispiel eines zugeordneten Prozesses oder eines Dropdown-Werts.
•Aktiv bei Dropdown-Werten: Legt bei Auswahllistenfeldern fest, ob ein einzelner Dropdown-Wert aktiv verwendet wird.
