Jedes Asset kann optional als „reservierbar“ gekennzeichnet werden. Reservierbare Assets können je nach Einstellung durch interne Benutzer oder auch im Self-Service-Portal ausgewählt werden und eine Reservierung auf Zeit vorgenommen werden. Weiterhin können Assets von allen oder nur von den Personen der zugeordneten Org.-Einheiten reserviert werden.
Über den Link "Reservierungen" gelangt man direkt in eine Zeitleistenansicht mit Start auf dem aktuellen Tag, in der alle reservierbaren Assets aufgelistet sind.
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
•Schaltfläche NEU: öffnet das Formular zur Erstellung einer neuen Reservierung
•Schaltfläche AKTUELLE RESERVIERUNGEN: Stellt die Standard-Ansicht der Zeitleistenansicht wieder her (Anzeige ganze Tage mit Beginn aktueller Tag)
•Schaltfläche RESERVIERUNGEN ARCHIV: Stellt eine Liste sämtlicher abgeschlossener oder stornierter Reservierungen dar
•Mit den Lupensymbolen kann der Zoomfaktor der aktuellen Zeitleistenkalender verändert werden
•Mit einem Schnellfilter können die Zeilen ausgeblendet werden, die derzeit keine Reservierung haben
•In einer Zeile der Zeitleiste kann mittels Ziehen mit gedrückter rechter Maustaste ein Zeitbalken zu einem Asset aufgezogen werden. Mit Loslassen der Maustaste öffnet sich direkt das Reservierungsformular. Das Asset und der Zeitraum sind entsprechend vorausgefüllt.
Reservierungsformular:
Das Reservierungsformular besitzt folgende Felder und Funktionen:
•Zustand: Zeigt den Zustand der Reservierung an, diese ist sofort reserviert. Eine Reservierung geht nach Ablauf der Reservierung automatisch in "Abgeschlossen". Optional ist vor und während der Reservierungszeit die Stornierung möglich
•Meldende Person: Der Ersteller der Reservierung wird immer automatisch eingetragen
•Reservierung für (Pflichtfeld): Standardmäßig wird der Ersteller der Reservierung eingetragen, man kann auch für andere Personen reservieren
•Reserviertes Asset (Pflichtfeld): Auswahl aller für den Ersteller reservierbaren Assets
•Standort des Assets: Wird automatisch aus dem Asset befüllt
•Beschreibung des reservierten Assets: Zeigt den Inhalt des Beschreibungsfeldes des Assets an
•Grund der Reservierung: Optionales Feld als Titel der Reservierung
•Vorlaufzeit: Minuten als Puffer vor der eigentlichen Reservierungszeit (z.B. Abholzeit etc.), die Zeit zählt zur Reservierungszeit
•Reservierung von (Pflichtfeld): Startzeitpunkt Reservierung
•Reservierung bis (Pflichtfeld): Ende Reservierung
•Nachlaufzeit: Minuten als Puffer nach der eigenetlichen Reservierungszeit (z.B. zur Aufbereitung des Assets), die Zeit zählt zur Reservierungszeit
•Dokumentation: enthält 2 Checkboxen "Ausgabe bestätigt" und "Rückgabe bestätigt". Bei Setzen des Hakens wird Datum, Uhrzeit und der Setzer des Hakens automatisch erfasst. Diese Haken dienen zur einfachen, optionalen Dokumentation z.B. für Ausgabe und Rückerhalt/ Rückgabe von Leihgeräten. Jeder, der die Reservierung bearbeiten darf, kann diese Haken setzen. Nach Speichern des Formulars können die Haken nicht wieder entfernt werden, um ggf. Manipulation zu verhindern.
Nach Speichern und Rückkehr zu der Reservierungsübersicht wird die Reservierung als Balken grafisch dargestellt und kann mit Ziehen der Maus noch angepasst werden.
Es sind Standard E-Mail Vorlagen vorhanden, die bei Reservierung, Start und Ende des Reservierungszeitraums versendet werden können (An Melder, Asset Verantwortlicher etc.)